¿Cómo puedo crear una nueva empresa?
En este apartado encontraremos el proceso de creación de las empresas colaboradoras (instaladores, comerciales, etc.) con los cuales trabajamos.
¿Dónde puedo encontrar esta opción? → Menú lateral izquierdo → Partners
Veremos, a continuación, cada uno de los apartados que vamos a encontrar en detalle:
Empresas
Aquí podremos encontrar aquellas empresas colaboradoras que sí tienen acceso a la plataforma y también usuarios asignados. Dentro de las empresas se pueden crear empresas dependientes de una empresa madre.
Normalmente nos referimos a estas jerarquías de la misma manera que hablamos de un árbol genealógico. De esta manera, la empresa inicial "madre" o nivel 1, las empresas "hijas" o nivel 2, las empresas "nietas" o nivel 3, y así sucesivamente.
Las empresas colaboradoras son empresas creadas por una "empresa madre" para poder gestionar sus propios clientes. Cada empresa colaboradora solo puede ver sus propios clientes y, a su vez, cada nivel superior puede ver los clientes de las empresas creadas por ella en niveles inferiores, es decir, la empresa madre puede ver todos los clientes de las empresas que ha creado. Además, debemos tener en cuenta que la compañía madre puede asignar oportunidades tanto a las compañías hijas como a las compañías creadas por estas últimas.
Jerarquía de empresas
Se pueden visualizar las empresas en orden jerárquico (niveles), pueden ser editadas y eliminadas, además, disponemos de unos filtros específicos para facilitar la búsqueda. En este caso nombre, email, tipo de empresa y teléfono.
En las compañías que tienen creadas compañías “hijas”, se mostrará una flecha hacia abajo que permitirá desplegar y ver el listado de estas.
Se pueden buscar compañías dentro de todo el listado, haciendo uso de los filtros que están en la parte superior. La búsqueda se puede hacer por nombre, email, tipo de compañía o teléfono. Esto permite facilitar la localización en caso de que se necesite alguna empresa específica.
-Si al buscar una empresa usando los filtros, el resultado es
una empresa que tiene niveles inferiores, también podremos ver su jerarquía.
-Si la coincidencia está en un
nivel inferior, la jerarquía comenzará desde el nivel en el que se encuentre el
usuario. Al abrir la empresa, podrás ver los niveles hasta encontrar la
coincidencia.
Crear una empresa manualmente
Para crear una empresa deberemos ir a la pestaña "empresa", botón "crear compañía". Veremos, a continuación, cada una de las páginas que formarán parte del proceso de creación de empresa así como el paso a paso de como llevar a cabo esta creación.
Información de la compañía
Se nos pedirá rellenar la información de la compañía: nombre, dirección, email, ciudad, CIF y colocar los datos de la configuración general de esta empresa, como la URL, la moneda, el idioma o si queremos que el símbolo de la moneda aparezca a la derecha o a la izquierda. Una vez completado estos datos pulsaremos en siguiente.
Módulos de la plataforma
Una vez pasemos de pantalla debemos seleccionar a qué módulos va a tener acceso esta empresa. Esta pantalla se denomina "módulos de la plataforma". Esto afectará a las pestañas que pueda ver o modificar.
En este apartado definiremos tres puntos principales:
- Perfil de la compañía
Seleccionamos el tipo de perfil que más se ajuste a la compañía que queremos dar de alta. Se puede elegir más de uno. Debemos tener en cuenta que a cada uno de ellos se le asignará un paquete de la plataforma para ver. A continuación, veremos los tipos disponibles:
Normalmente trabajaremos con 4 tipos de compañía para las empresas hijas. Los módulos correspondientes a cada una de las empresas vienen configurados por defecto dentro de los módulos. A continuación, veremos estos tipos de compañía:
- Big client. Es la empresa madre y solo esta debe tener asociado este perfil por el control que tiene sobre los tipos de oportunidad y ajustes avanzados.
- Commercial. Son las agencias comerciales y se les atribuye unos módulos de gestión comercial de cada oportunidad.
- Installer. Son las empresas instaladoras y se les atribuye módulos específicos para la gestión técnica de cada oportunidad.
- EPC (Installer + Commercial). Permite la gestión y creación de ambas empresas (y sus correspondientes usuarios) instaladoras y comerciales
- Paquetes
Vienen preseleccionados en función del perfil de la empresa que hayas escogido. Podemos distinguir diferentes tipos:
A medida que seleccionemos o deseleccionemos los diferentes paquetes podremos ver que módulos que activan o desactivan. Esto nos permite conceder a cada empresa un acceso completamente detallado en base a las necesidades que tengan.
- Lista de módulos
Dependiendo del paquete que seleccionemos vamos a tener una serie de módulos habilitados. Podremos distinguir cuales están habilitados de cuales no por el color, apareciendo los activados en negro y los desactivados en gris.
Crear usuarios
Una vez finalicemos los pasos anteriores, pulsaremos en siguiente y será el momento de crear a los usuarios correspondientes de esta empresa. Para ello deberemos completar los datos solicitados en el panel de la derecha (nombre, apellido, correo, equipo, rol y, opcionalmente, teléfono) y pulsar en guardar. Podemos realizar esta acción tantas veces como usuarios queramos crear.
En caso de crear alguno por error o poner algún dato incorrecto, siempre los podremos modificar o borrar en el símbolo del lápiz y la papelera que aparecen, respectivamente, en cada usuario.
A la hora de asignar un equipo y un rol podremos elegir si queremos seleccionar los ya creados previamente en la plataforma o crear unos nuevos. Esto segundo lo haremos pulsando en "+ Añadir equipo" y "+ Añadir rol".
No se crearán equipos ni funciones que no estén asignados a ningún usuario.
Hay que tener en cuenta que el email de cada usuario debe ser único en la Plataforma. Si no es así, dará error al guardar el usuario.
Una vez que se ha creado un usuario, a este le llegará un correo electrónico para que confirmen su email y puedan acceder a la plataforma.
Cuando terminemos de crear todos los usuarios que vaya a tener nuestra compañía pulsaremos en finalizar. (para ampliar información sobre creación de usuarios ver artículo ¿Cómo puedo crear y gestionar usuarios desde la plataforma?)
Importador de compañías
También disponemos de la opción de importar de manera masiva las compañías con sus respectivos usuarios. Haremos esto mediante un excel. Podemos descargarlo en la misma pestaña de "Empresas" en la parte superior derecha, "Importador de compañías", modificarlo y subirlo nuevamente en el recuadro habilitado para ello.
A continuación, veremos las diferentes pestañas del excel:
- Compañías. Es importante recordar que debemos completar la totalidad de los campos solicitados y no dejar ninguna celda en blanco. En el caso de dejar alguna celda sin completar nos aparecerá un error al intentar cargar el excel.
- Tipo de compañía. Debemos indicar los tipos de compañía que vamos a querer crear. Debemos tener en cuenta que esto va a afectar a la visibilidad y capacidad de acción que va a tener posteriormente.
- Roles. Debemos indicar los diferentes datos de cada usuario que queramos crear ( id de la empresa, nombre de usaurio, email, número de teléfono y prefijo, ciudad, idioma, nombre del equipo y rol).
Importador de campos dinámicos
Los campos dinámicos de la pestaña Empresa sirven para obtener información propia de las empresas que trabajan utilizando la plataforma.
También disponemos de la opción de completar de manera masiva los campos dinámicos de las compañías creadas previamente. Haremos esto mediante un excel. Podemos descargarlo en la misma pestaña de Empresa en la parte superior derecha → importador de compañías → campos dinámicos, modificarlo y subirlo nuevamente en el recuadro habilitado para ello.
En este excel nos aparecerán de manera actualizada todas las compañías de las cuales dispongamos y la totalidad de los campos dinámicos para que podamos completarlos y cargarlos de manera masiva.
Advertencia. Al borrar una empresa se borrarán automáticamente todos los usuarios creados dentro de esta, pero al no ser un borrado directo estos quedan en BBDD por lo que las oportunidades se mantendrán asignadas y este cambio se tendría que hacer manualmente. Debemos tener en cuenta que si borramos un usuario en lugar de la empresa directamente, aparecerá un pop up solicitando otro usuario para pasarle las oportunidades que tenía asignadas el usuario que queremos borrar.
Instituciones
Aquí podremos encontrar aquellas instituciones públicas de localidades en las que tenemos que realizar una instalación.
Podremos ver las empresas disponibles en formato listado y dispondremos de unos filtros específicos para facilitar la búsqueda. En este caso nombre y ciudad. Además podremos elegir que, de manera ascendente o descendente, nos muestre las empresas por fecha de creación, nombre o ciudad.
Crear institución
Para crear una institución, haremos clic en el botón "crear institución". A continuación se nos abrirá una pantalla donde podremos completar la información solicitada ( nombre, correo, teléfono, dirección, ciudad y coordenadas ) y, finalmente, pulsaremos en guardar.
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