En este artículo veremos como configurar las acciones automáticas vinculadas a subestados de un tipo de oportunidad.

¿Dónde puedo encontrar esta opción? → Ajustes → Tipos de oportunidad y procesos

Recuerda que esta opción solo estará disponible si tienes habilitados los permisos:  Estados de oportunidad → Modificar los estados de oportunidad

Conceptos previos

1. ¿Qué son y para qué sirven los tipos de oportunidad?

1. Configuración de estados y subestados
   

¿Qué son las acciones automáticas?

Las acciones automáticas siempre están vinculadas a un subestado específico, por lo tanto, se configuran de manera individual para cada subestado. Para crear una acción automática, seguimos estos pasos:

1. Accedemos al apartado de “Ajustes” en la barra lateral izquierda y entramos a "Tipos de Oportunidad y procesos". 
2. Seleccionamos uno de los tipos de oportunidad ya creados, y entramos en uno de los subestados. Veremos que se habilita un menú a la derecha en el cuál aparece una pestaña que dice “Acciones automáticas". En este apartado veremos el listado de las acciones automáticas ya existentes para este subestado. Están agrupadas en tres grupos:
1. Acciones al abrir: Son acciones que se realizan automáticamente cuando se abre el subestado que estamos configurando. 
2. Acciones al cerrar:  Son acciones que se realizan automáticamente cuando se cierra el subestado que estamos configurando. 
3. Acciones programadas: Son acciones que se realizan una vez pasado un tiempo definido desde la apertura del subestado que estamos configurando.
3. Clicamos en "Añadir acción"
4. Elegimos el tipo de acción (al abrir, al cerrar o programada). En caso de acción programada, definimos también el tiempo para su activación.
5. Seleccionamos la acción específica. Dependiendo de la acción elegida, configuramos sus detalles, que se explican en la siguiente sección del artículo.
6. Elegimos los canales a los que queremos aplicar la nueva acción automática. Por defecto, se aplicará a todos los canales.
7. Clicamos en "Enviar" para guardar la nueva acción automática.

Recordemos que las acciones automáticas configuradas solo se aplican al subestado que estamos configurando, lo cual hace parte de un tipo de oportunidad especifico. Si queremos la misma acción automática se aplique a las oportunidades de otro tipo de oportunidad, debemos replicar la creación de la acción automática para el subestado adecuado dentro de este otro tipo de oportunidad. 

Acciones automáticas - Configuración detallada

Asignar instalador: Esta acción provocará que la oportunidad sea asignada automáticamente a una empresa instaladora (según la configuración realizada en "Ajustes" → "Criterios de asignación"). A partir de ese momento (el subestado en el que se configure esta acción), la empresa instaladora asignada tendrá visibilidad de la oportunidad para llevar a cabo sus responsabilidades.

Para poder crear una acción automática de asignación de instalador, es necesario haber configurado previamente los criterios de asignación

Asignar comercial. Funciona de la misma manera que la acción anterior, pero aplicándose a las empresas comerciales configuradas en la plataforma.

Para poder crear una acción automática de asignación de comercial, es necesario haber configurado previamente los criterios de asignación

Abrir subestado. Esta acción abrirá automáticamente un subestado seleccionado. Por ejemplo, se puede configurar que cuando el subestado "Pendiente de documentación" se cierre, se abra automáticamente el siguiente subestado "Validación de documentación".

Cerrar subestado. Funciona de manera similar a la acción anterior, pero cierra automáticamente un subestado seleccionado.

Enviar email. Con esta acción, configuramos el envío automático de un e-mail. Se deben seleccionar los siguientes elementos:

      -  La plantilla de email a enviar.

      -  Las credenciales SMTP. 

      -  El receptor del email (cliente, instalador, comercial o la persona del equipo interno asignada a dicha oportunidad) 

      -  Destinatario del email (opcional). Donde aparecerán los usuarios de tu empresa configurados en la plataforma. 

Por ejemplo, configuramos que se le envíe a un cliente un e-mail tras haber pasado 4 días desde la apertura de “Pendiente documentación” para recordarle que necesitamos X datos sobre él. Configuraríamos dicha acción como acción automática programada añadiendo en dicha configuración los 4 días. 

Para poder crear una acción automática de envío de email, es necesario haber configurado previamente una plantilla de email y credenciales SMTP

Generar informe. Dicha acción nos permite generar un informe (diseñado y parametrizado con anterioridad, en el apartado de “Plantillas de informes”) de forma automática y hará que se envíe a un receptor (cliente, instalador, etc.) como adjunto de un e-mail (dicha plantilla de e-mail también tiene que ser configurada en la plataforma) 

Para poder crear una acción automática de envío de email, es necesario haber configurado previamente un report template, una plantilla de email y credenciales SMTP

Crear actividad. Dicha acción nos permite crear una actividad (definidas y configuradas en “Ajustes”) de forma automática para que esté presente en la oportunidad. 

Por ejemplo, podemos crear un tipo de actividad que sea “Llamada saliente” y una descripción que sea “Llamar al cliente”. De esta forma, el usuario responsable de la oportunidad en un subestado en concreto podrá saber que acciones tiene que tomar con dicho cliente. 

Enviar informe para firma electrónica. En caso de tener contratado el servicio de la firma electrónica podremos llevar a cabo el envío de un documento de forma automática, a través de la plataforma contratada para ello, para que sea firmado. Teniendo que elegir la etiqueta del informe a enviar, el receptor del e-mail y la acción de fuente externa configurada.