Cosa sono le esportazioni? Come posso crearli?
In questo articolo definiremo cosa sono le esportazioni e impareremo come creare i template per poter estrarre le esportazioni all'interno della Piattaforma.
Le esportazioni sono documenti Excel che possiamo scaricare con le informazioni archiviate nel sistema. Questi dati ci aiutano a ottenere informazioni su diversi aspetti, come i lead che acquisiamo o le opportunità che generiamo, nonché il loro stato.
Possiamo generare esportazioni delle seguenti sezioni:
- Leads.
- Clienti.
- Opportunità.
- Incidenti.
- Prodotti.
- Utenti.
Per creare, scaricare o eliminare le esportazioni, l'utente deve avere attivate le autorizzazioni del gruppo "Modelli di esportazione dati".
Che tipo di esportazioni possiamo trovare sulla piattaforma?
Esporta, per impostazione predefinita, per Opportunità.
Prima di tutto, commenta che nella sezione "Opportunità" troveremo 3 tipi di esportazioni preconfigurate che possono aiutarci o guidarci a creare le esportazioni che desideriamo:
- Le Esportazioni di Stato ci permetteranno di ottenere maggiori informazioni sullo stato delle nostre opportunità, come, ad esempio, il nome dello stato in cui si trova l'opportunità, quando è stata aperta o se è stata chiusa e la data di chiusura.
- Export degli assegnatari che ci forniranno informazioni sui responsabili di ogni opportunità. Tra i dati esportati troveremo l'utente assegnato, nonché il team e l'azienda di appartenenza.
- Esportazioni di prodotti in offerta attraverso le quali possiamo consultare in ogni occasione le informazioni sull'offerta effettuata. In questo tipo di esportazioni troviamo dati come il tipo e lo stato dell'offerta fatta, nonché il nome e il produttore dei prodotti offerti, le loro unità, il costo e persino il margine e l'IVA applicati a ciascun prodotto per ciascuna offerta e specifica opportunità.
Non è possibile apportare modifiche a queste esportazioni preconfigurate . Non ci resta che selezionare il tipo di opportunità su cui vogliamo ottenere i dati e cliccare su "Genera esportazione" (se lo desideriamo al momento) o " Genera esportazione periodica " (se vogliamo programmare periodicamente questa esportazione).Esportazioni personalizzabili per tutte le sezioni
All'interno della piattaforma troviamo anche la possibilità di creare modelli di esportazione personalizzati. Creando i modelli di esportazione, possiamo decidere quali informazioni vogliamo scaricare dal sistema su ciascuna sezione in modo che abbiano le informazioni e i dettagli più rilevanti per la nostra azienda.
Dove posso trovare questa opzione? → Menu a sinistra → Lead* → Esporta
* Questo percorso varierà a seconda della sezione per la quale vogliamo estrarre il modello di esportazione.
Una volta entrati nella sezione per la quale andremo a creare il modello di esportazione, clicchiamo su "Modello personalizzato" e procederemo a configurare il nostro modello di esportazione personalizzato.
Dobbiamo dare un nome al nostro modello di esportazione e indicare a quale tipo di opportunità verrà applicato questo tipo di esportazione. A quel punto potrà essere indicata una sola tipologia di opportunità; Se vogliamo che questo tipo di esportazione sia disponibile per tutti i tipi di opportunità, selezioneremo "Tutti".
L'opzione "Modello personalizzato" ci permetterà di creare un nuovo modello da un altro già creato.
Successivamente, nella parte "Campi pubblicati" possiamo indicare e contrassegnare tutti i campi dinamici che vogliamo contenga il nostro modello di esportazione e una volta selezionati tutti quelli desiderati, faremo clic su "Salva".
In un modello di esportazione possiamo visualizzare le informazioni raccolte nei campi dinamici di ciascuna sezione. Cioè, un'esportazione per i lead ci consentirà di aggiungere i campi dinamici creati per la sezione "lead".
Nella colonna di destra possiamo modificare l'ordine dei dati che riceveremo nelle esportazioni.
Cos'altro posso fare da questa sezione?
Una volta creati i modelli di esportazione che desideriamo per le diverse sezioni della piattaforma, possiamo anche:
- Duplica qualsiasi esportazione che abbiamo già creato. È un modo semplice e veloce per creare nuove esportazioni che abbiano dati in comune con quelle esistenti.
- Elimina i modelli di esportazione che non saranno più disponibili per la generazione dei dati (sia manuale che periodica).
- Genera esportazioni al volo presupponendo che sulla piattaforma siano presenti dati che possono essere raccolti. Lo faremo facendo clic sul pulsante "Genera esportazione".
- Filtra le esportazioni della sezione in cui stiamo cercando, per trovare quella che stiamo cercando in modo più agile.
- Genera esportazioni periodiche con il modello che abbiamo appena creato e salvato.
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