En este artículo veremos como configurar los elementos que estarán visibles en el Portal de Cliente en cada subestado de nuestros flujos de venta.

¿Dónde puedo encontrar esta opción? → Ajustes → Tipos de oportunidad y procesos

Recuerda que esta opción solo estará disponible si tienes activados los permisos: Estados de oportunidad → Modificar los estados de oportunidad

Conceptos previos

El Portal de Cliente es la herramienta que nos permite tener interacciones digitales y automatizadas con nuestros clientes finales, a lo largo del proceso de venta. A través de él, podemos solicitar información adicional, compartir ofertas y contratos, informar al cliente sobre el progreso y el estado de su oportunidad, entre otras funciones.

El Portal de Cliente es una interfaz al que el cliente tendrá acceso y cuyo contenido dependerá de nuestra configuración. Está compuesto por pantallas (o "vistas"), que configuraremos para cada uno de nuestros flujos de oportunidad de venta y subestados, decidiendo en cada momento que vista queremos que vea el cliente

Este artículo se enfoca en la configuración de estas vistas por subestado desde la página de Ajustes → Tipos de Oportunidad y Procesos.

Además, también debemos configurar:

- El diseño y contenido del portal del cliente desde Ajustes → Portal de Cliente

- Acciones de fuentes externas desde Ajustes → Acciones de fuentes externas. Esta configuración permite que, cuando el cliente entregue información o complete un paso, su oportunidad avance automáticamente al estado que se configure en Acciones de fuentes externas.

Para configurar las vistas del Portal de Cliente, tenemos que haber creado estados y subestados previamente.

Visibilidad del Portal de Cliente por estado - Paso a paso

Para definir la visibilidad del estado de la oportunidad desde el Portal de Cliente, seguiremos los pasos siguientes. 

1. Accedemos al apartado de “Ajustes” en la barra lateral izquierda y entramos a "Tipos de Oportunidad y Procesos".
2. Seleccionamos un tipo de oportunidad de los ya creados, y entramos en uno de los estados. Veremos que se habilita un menú a la derecha en el cuál aparece una pestaña que dice “Portal de Cliente” y ahí dentro, “Información del estado”. 
3. En este apartado introduciremos el nombre que queremos que estén visibles para los clientes en su Portal, para este estado. También, de forma opcional, podemos incluir una breve descripción para que el cliente sepa en qué consiste este estado. 
4. Una vez configurado a nuestro gusto, clicamos en “Editar estado” arriba a la derecha para que los cambios queden guardados. 

1) Información del estado

Nombre público: Definimos el nombre que tendrá este subestado de cara al cliente final, en el Portal de Cliente.

Descripción: Añadimos, de forma opcional, una breve descripción que ayudará al cliente a entender qué está sucediendo y qué se espera de él en esta etapa del proceso.

2) Panel a mostrar

Elegimos una de las vistas preconfiguradas para el Portal de Cliente. Estas vistas facilitan la interacción con el cliente. Si no se necesita ninguna interacción, se puede dejar sin vista por lo que en este caso, el cliente no necesita realizar ninguna acción, pero se le informa sobre el estado de su proyecto. El cliente verá en que subestado se encuentra su proyecto (con el nombre publico que definimos), y qué subestados ya han sido realizados.  

A continuación una breve descripción del propósito de cada una de las vistas: 

1. Vistas de documentación: Estas vistas sirven para permitir al cliente subir información y/o documentación relevante. Existen varias de estas vistas, para poder cubrir distintas etapas en las que pedimos información al cliente. La información específica, se completará mediante los campos dinámicos que activamos (Ver sección siguiente sobre los campos dinámicos). 
1. initial-documentation: Esta vista permite al cliente subir la documentación necesaria para poder seguir adelante con el proceso (Suele ser ID, Factura eléctrica, etc..)
2. offer-documentation:  Esta vista permite al cliente subir la documentación relevante para la preparación de su oferta. 
3. financing-documentation: Esta vista permite al cliente subir la documentación relevante para su financiación. 
4. contracts-documentation: Esta vista permite al cliente subir la documentación relevante para la preparación de su contrato.
5. installation-documentation: Esta vista permite al cliente subir la documentación relevante para su instalación.
2. drawing: Esta vista permite al cliente dibujar su propio tejado a través del Portal de Cliente.
3. offer: Esta vista permite compartir con el cliente las ofertas correspondientes a su proyecto, y dejarle aceptar la que le convenga. Al aceptar una oferta desde el portal de cliente, mediante el botón "Aceptar", la oportunidad se cambiará de Subestado, y pasará al subestado definido en Ajustes → Acciones de fuentes externas → Portal de Cliente → "Accept-Budget". 
4. installer-visit. Esta vista informa al cliente los datos del instalador asignado a su proyecto.
   
5. contract Signing: Esta vista permite al cliente acceder a sus contratos, y subirlos una vez firmados (si tenemos contratado el servicio de "Firma Digital" esta vista no sería necesaria)
   
6. Vistas de finalización: Estas vistas sirven para mantener un punto de contacto con el cliente al final del proceso.
   
1. finalization-success: Esta vista informa al cliente que su proyecto está finalizado. Incluye un texto, que definimos en Ajustes → Portal de Cliente → "Módulo de final de proceso"
   
2. finalization-failed: Esta vista informa al cliente que su proyecto está cerrado sin finalizarse, y si lo configuramos así, deja al cliente la posibilidad de reactivar su proyecto. En ella aparece un texto, que definimos en Ajustes → Portal de Cliente → "Módulo de final de proceso". Allí también se puede activar el botón que el cliente podrá usar para reactivar su proyecto.  En concreto, la oportunidad se pasará al subestado definido en Ajustes → Acciones de fuentes externas → Portal de Cliente → "Mostrar reactivación de flujo"

3) Campos dinámicos de oportunidad

Para la vistas de documentación, tenemos que integrar los campos dinámicos que servirán para rellenar dicha información. Para añadir un campo dinámico a la vista, clicamos en "Selecciona campo de la oportunidad", y seleccionamos el campo a añadir. Una vez añadido, podemos definir que este campo sea:  

-"No obligatorio" o "requerido". En el caso que sea "requerido", el cliente no podrá pasar al subestado siguiente sin haber completado la información para este campo.

- "Read-only" o no. En el caso que sea Read-only, el campo solo mostrará información al cliente, sin posibilidad de ser editado desde el portal del cliente. Por ejemplo, un campo dinámico tipo "Archivo" a través el cual queremos compartir con el cliente un documento en un subestado en concreto pero solo queremos que pueda descargárselo y no pueda editar el campo.

Podemos hacer que el mismo campo dinámico aparezca en varias vistas del Portal del cliente, sin necesariamente que tengan las mismas funciones. Por ejemplo, un mismo campo dinámico, como el ID del cliente, puede ser "Requerido" en la etapa initial-documentation, "No obligatorio" en offer-documentation, y "Read-Only" en contracts-documentation.

Para poder configurar los campos dinámicos disponibles, tenemos que haber creado creado campos dinámicos previamente.