Tipos de Variables en Reportes: Cómo y Cuándo Usarlas

Una variable es un contenedor que almacena una parte específica de los datos recopilados del cliente o de los resultados procedentes de las simulaciones y ofertas realizadas. En la plataforma encontramos diferentes tipos de variables que para poder ser usadas en los reportes que se le envían al cliente final, tienen maneras particulares de ser colocadas en la plantilla (documento word) para luego imprimirse.

¿Dónde puedo encontrar esta opción?  → Menú lateral izquierdo → Ajustes → Gestión de variables

Recuerda que esta pestaña solo será visible si tienes activados los permisos: Ver Variables de informes

Colocación por tipos de variable

Variables de texto

Una variable de texto se coloca en el documento como cualquier texto normal que escribirías, ejemplo:

Esto es una |variable|

Variables de imagen

En ocasiones las variables de rentabilidad y las variables de campos dinámicos pueden ser imágenes, lo que quiere decir que cuando se imprima el report, veremos la imagen que corresponda.

La colocación de esta variable tiene dos pasos:

1. Primero debemos insertar la imagen en el documento, ajustar su posición y dimensiones según cómo queramos que aparezca cuando se genere el reporte.
2. Luego, debemos escribir el nombre de la variable en el título y la descripción del texto alternativo.

Cuando se genere el reporte, el contenido de la imagen será reemplazado.

Así debemos configurarlas:

Así lo veremos cuando se imprima el report

Variables de gráficas

Podemos crear gráficos e incluirlos en nuestros reportes usando las variables que tenemos disponibles en la plataforma, con el fin de generar informes mas completos y visuales a nuestros clientes finales. 

Las variables de gráfico son fórmulas que tienen una sintaxis específica: |graph(variables)| y para crearlas se deben cumplir ciertas reglas:

Dentro de la fórmula del gráfico, debemos incluir variables, tantas como leyendas existan en el gráfico.

Las variables deben estar dentro de los paréntesis del texto “graph()” y deben estar dentro de las barras | | 

Cada variable debe estar separada de otra por una coma “,”.

Las variables que se pueden utilizar dentro de una fórmula de gráfico son las variables de fórmula y de rentabilidad (al usar variables de fórmula, estas no pueden contener otra fórmula dentro, debemos tenerlo en cuenta).

No puedes incluir operaciones matemáticas dentro de la fórmula del gráfico.

Este es un ejemplo de una variable de gráfico para un gráfico con 3 leyendas: |graph(variable1, variable2, variable3)|

Las variable de gráficos pueden resolverse de dos maneras:

Valores únicos

Si las variables no son una colección de valores o, a pesar de ser una colección, se han especificado índices, la fórmula se resolverá como un solo valor.

En el siguiente ejemplo, el gráfico tiene la siguiente estructura: |graph(offer_total_price, invoice_after)|

La primera variable es una variable de rentabilidad que es un único valor, que solo devolverá el precio total de la instalación solar. La segunda variable es una variable de fórmula, que se vería de la siguiente manera:

|total_expenses_per_year$1| - |total_savings_per_year$1|.

Esta fórmula es solo una representación de la factura eléctrica que el cliente tendría que pagar en el primer año después de la instalación solar (costos menos ahorros del primer año).

Inicialmente, debemos colocar en el documento de Word el tipo de gráfico que deseemos y luego en el texto alternativo debemos incluir la fórmula:

En el informe que se imprime de la plataforma obtendremos el siguiente gráfico:

Nota: En el caso de las variables de fórmula que están dentro de la fórmula del gráfico, estas se comportan como se explicó anteriormente. Es decir, si existen variables de colección (múltiples valores) en su fórmula y no se especificaron índices, estos podrían especificarse junto al alias de esta manera: |graph(total_expenses_per_year$1 - total_savings_per_year$1)|

Variables de colección: 

En muchas ocasiones necesitaremos imprimir en el reporte variables que sean colecciones de valores, y posiblemente querremos rellenar el gráfico con todos los valores contenidos en una o más de estas variables, por lo que no será necesario especificar ningún índice. Por ejemplo:

|graph(total_expenses_per_year, total_savings_per_year)|

Este gráfico se vería así:

Durante la colocación, debemos asegurarnos de que solo las categorías que deseamos existan como columnas en los datos de Excel. Además, debemos agregar tantas filas como la longitud de la variable de colección. Si la variable es 12x1, entonces 12 filas con un valor de 0 por defecto.

Como se mencionó anteriormente, algunas variables de rentabilidad pueden ser multidimensionales, por lo que un elemento de la colección es en realidad otra colección. Para estos casos, la longitud de los valores mostrados será la longitud de la colección más interna, y el valor de un elemento se asumirá para la colección externa, por ejemplo:

Considere el siguiente gráfico, que tiene la fórmula: |graph(bought_wh_before_period, bought_wh_after_period)|
|bought_wh_before_period| y |bought_wh_after_period| son variables de rentabilidad que resultan ser colecciones multidimensionales (25x6). Entonces, en esta fórmula, se asumirá el primer elemento de la colección y luego se mostrarán los seis elementos que contiene.

En algunos casos, es posible que desees limitar la cantidad de elementos que aparecen en el gráfico debido a que no quieras usar todos los valores de la variable de colección. En tales casos, debes usar el operador [] para especificar el número de elementos.

Por ejemplo:
|graph(total_expenses_per_year[10], total_savings_per_year[10])|

Variables de tabla

Las variables de tabla nos permiten rellenar dinámicamente las plantillas de tabla con los productos de la oferta seleccionada en el momento de la generación del reporte. Los datos que puedes imprimir en estas tablas están relacionados con los productos.

Antes que nada, necesitaremos indicar en el Word que la tabla que hemos insertado es una tabla especial que contendrá variables, para esto utilizaremos la fórmula de tabla en la cual indicaremos qué categoría de producto queremos mostrar o por el contrario podremos utilizar la palabra "all", para indicar que deseamos imprimir todas las categorías de producto presentes en esa oferta.

Tengamos en cuenta que debemos escribir el nombre de la categoría exactamente igual a como está creada en la plataforma para no tener errores al momento de imprimir el informe

La fórmula de tabla se vería así: |table(modules,inverters)| o |table(all)|

Podemos también mostrar los productos incluidos en el BOS (Balance of system) de nuestras tablas de precio incluyendo la palabra BOS en reemplazo del nombre de la categoría: |table(bos)|

Lo mismo podemos hacer con los productos personalizados que hemos agregado a la factura de oferta, usando la siguiente estructura: |table(custom)|

Podemos incluir en las tablas variables de dos tipos: Variables predefinidas y campos dinámicos de producto

Variables predefinidas.

Estas variables son proporcionadas por el sistema y contienen información básica sobre tus productos:

• name: El nombre del producto.
• category: La categoría del producto.
• description: La descripción del producto.
• image: La imagen del producto en dimensiones de 300 x 300.
• manufacturer: El fabricante del producto.
• quantity: La cantidad del producto en la factura.
• unit_cost: El costo unitario del producto en la factura.
• margin: El margen del producto en la factura.
• vat: El IVA del producto en la factura.
• price: El precio del producto en la factura

Campos dinámicos de producto.

Los campos dinámicos de productos creados en la plataforma pueden ser utilizados como variables de tabla.
Para utilizarlos, debemos emplear el nombre tal como aparece en la plataforma para cada uno de estos campos, que es el nombre que debes insertar como variable de tabla.

La manera de indicar estas variables es diferente a la del resto. El símbolo a utilizar será * en lugar del símbolo |

Para su correcta colocación en el informe debemos tener en cuenta estos dos puntos clave:

Primero, necesitamos especificar los encabezados de la tabla como en cualquier tabla de Word que crearíamos.

Luego, necesitamos crear una fila de plantilla donde colocaremos las variables de tabla. Esta fila de plantilla se replicará después para tantos productos como especifique la fórmula de la tabla.

Veámos un ejemplo de la creación y el uso de una tabla sencilla:

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1. Configuración campos dinámicos - Aspectos claves y tipos
   
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