In questo articolo vedremo come configurare azioni automatiche legate a sottostati di tipo opportunità.

Dove posso trovare questa opzione? → Impostazioni → Tipi e processi di opportunità

Ricorda che questa opzione sarà disponibile solo se hai abilitato le autorizzazioni : Stati opportunità → Modifica stati opportunità

Concetti precedenti

1. Cosa sono i tipi di opportunità e a cosa servono?

1. Configurazione di stati e sottostati
   

Cosa sono le azioni automatiche?

Le azioni automatiche sono sempre legate a un sottostato specifico, quindi sono configurate individualmente per ciascun sottostato. Per creare un'azione automatica, seguiamo questi passaggi:

1. Accediamo alla sezione "Impostazioni" nella barra laterale di sinistra e inseriamo "Tipi e processi di opportunità".
2. Selezioniamo una delle tipologie di opportunità già create ed entriamo in uno dei sottostati. Vedremo che sulla destra è abilitato un menu in cui appare una scheda che dice "Azioni automatiche". In questa sezione vedremo l'elenco delle azioni automatiche già esistenti per questo sottostato. Sono raggruppate in tre gruppi:
1. Azioni all'apertura : sono azioni che vengono eseguite automaticamente all'apertura del sottostato che stiamo configurando.
2. Azioni alla chiusura : sono azioni che vengono eseguite automaticamente quando il sottostato che stiamo configurando viene chiuso.
3. Azioni pianificate : sono azioni che vengono eseguite dopo che è trascorso un tempo definito dall'apertura del sottostato che stiamo configurando.
3. Facciamo clic su "Aggiungi azione"
4. Scegliamo il tipo di azione (all'apertura, alla chiusura o programmata). In caso di azione programmata definiamo anche il momento della sua attivazione.
5. Selezioniamo l'azione specifica. A seconda dell'azione scelta, configuriamo i suoi dettagli, che sono spiegati nella sezione successiva dell'articolo.
6. Scegliamo i canali a cui vogliamo applicare la nuova azione automatica. Per impostazione predefinita, si applicherà a tutti i canali.
7. Facciamo clic su "Invia" per salvare la nuova azione automatica.

Ricordiamo che le azioni automatiche configurate si applicano solo al sottostato che stiamo configurando, che fa parte di una specifica tipologia di opportunità. Se desideriamo che la stessa azione automatica si applichi alle opportunità di un altro tipo di opportunità, dobbiamo replicare la creazione dell'azione automatica per il sottostato appropriato all'interno di quest'altro tipo di opportunità.

Azioni automatiche - Impostazioni dettagliate

Assegna installatore : Questa azione farà sì che l'opportunità venga assegnata automaticamente ad un'impresa installatrice (secondo la configurazione effettuata in "Impostazioni" → "Criteri di assegnazione"). Da quel momento (sottostato in cui si configura tale azione), l'impresa installatrice incaricata avrà visibilità dell'opportunità di svolgere le proprie responsabilità.

Per poter creare un'azione di assegnazione automatica dell'installatore è necessario aver precedentemente configurato i criteri di assegnazione

Assegnare commerciale. Funziona allo stesso modo dell'azione precedente, ma si applica alle aziende commerciali configurate sulla piattaforma.

Per poter creare un'azione di assegnazione automatica delle vendite è necessario aver precedentemente configurato i criteri di assegnazione

Sottostato aperto. Questa azione aprirà automaticamente un sottostato selezionato. Ad esempio, è possibile configurare che quando il sottostato "Documentazione in sospeso" viene chiuso, il successivo sottostato "Convalida documentazione" venga aperto automaticamente.

Chiudi sottostato. Funziona in modo simile all'azione precedente, ma chiude automaticamente un sottostato selezionato.

Invia e-mail. Con questa azione configuriamo l'invio automatico di un'e-mail. È necessario selezionare i seguenti elementi:

- Il modello di email da inviare.

- Credenziali SMTP .

- Il destinatario dell'e-mail (cliente, installatore, venditore o la persona del team interno assegnata a tale opportunità)

- Destinatario e-mail (facoltativo). Dove appariranno gli utenti della tua azienda configurati sulla piattaforma.

Ad esempio, configuriamo che un'e-mail venga inviata a un cliente dopo che sono trascorsi 4 giorni dall'apertura di "Documentazione in sospeso" per ricordargli che abbiamo bisogno di X dati su di lui. Configureremo questa azione come un'azione automatica pianificata aggiungendo i 4 giorni a detta configurazione.

Per poter creare un'azione di invio automatico di email è necessario aver precedentemente configurato un modello di email e le credenziali SMTP

Genera rapporto. Questa azione ci permette di generare automaticamente un report (progettato e parametrizzato in precedenza, nella sezione “Modelli di report”) e di inviarlo a un destinatario (cliente, installatore, ecc.) come allegato di posta elettronica (deve essere anche tale modello di posta elettronica). essere configurato sulla piattaforma)

Per poter creare un'azione di invio automatico di email è necessario aver precedentemente configurato un modello di report, un modello di email e le credenziali SMTP

Crea attività. Questa azione ci consente di creare automaticamente un'attività (definita e configurata in "Impostazioni") in modo che sia presente nell'opportunità.

Ad esempio, possiamo creare un tipo di attività che è "Chiamata in uscita" e una descrizione che è "Chiama cliente". In questo modo, l'utente responsabile dell'opportunità in un sottostato specifico potrà sapere quali azioni deve intraprendere con detto cliente.

Invia report per la firma elettronica. Se hai contrattato il servizio di firma elettronica, possiamo inviare automaticamente un documento, attraverso la piattaforma contrattata, affinché possa essere firmato. Dover scegliere l'etichetta del report da inviare, il destinatario dell'e-mail e l'azione di origine esterna configurata.