Où puis-je trouver cette option ? → Paramètres → Types d'opportunités et processus

N'oubliez pas que cette option ne sera disponible que si les autorisations sont activées : États d'opportunité → Modifier les états d'opportunité

Notions précédentes

1. Que sont les types d’opportunités et à quoi servent-elles ?

1. Configuration des états et des sous-états
   

Que sont les actions automatiques ?

Les actions automatiques sont toujours liées à un sous-état spécifique, elles sont donc configurées individuellement pour chaque sous-état. Pour créer une action automatique, nous suivons ces étapes :

1. Nous accédons à la section « Paramètres » dans la barre latérale gauche et entrons « Types d'opportunités et processus ».
2. Nous sélectionnons l'un des types d'opportunités déjà créés et entrons dans l'un des sous-états. Nous verrons qu'un menu est activé sur la droite dans lequel apparaît un onglet indiquant "Actions automatiques". Dans cette section, nous verrons la liste des actions automatiques qui existent déjà pour ce sous-état. Elles sont regroupées en trois groupes :
1. Actions à l'ouverture : Ce sont des actions qui sont effectuées automatiquement à l'ouverture du sous-état que nous configurons.
2. Actions à la fermeture : Ce sont des actions qui sont effectuées automatiquement lorsque le sous-état que nous configurons est fermé.
3. Actions planifiées : Ce sont des actions qui sont effectuées après un délai défini depuis l'ouverture du sous-état que nous configurons.
3. On clique sur "Ajouter une action"
4. Nous choisissons le type d'action (lors de l'ouverture, de la fermeture ou programmée). En cas d'action programmée, nous définissons également l'heure de son activation.
5. Nous sélectionnons l'action spécifique. En fonction de l'action choisie, nous configurons ses détails, qui sont expliqués dans la section suivante de l'article.
6. Nous choisissons les canaux auxquels nous souhaitons appliquer la nouvelle action automatique. Par défaut, cela s'appliquera à toutes les chaînes.
7. Nous cliquons sur "Envoyer" pour enregistrer la nouvelle action automatique.

Rappelons que les actions automatiques configurées s'appliquent uniquement au sous-état que nous configurons, qui fait partie d'un type d'opportunité spécifique. Si nous voulons que la même action automatique s'applique aux opportunités d'un autre type d'opportunité, nous devons reproduire la création de l'action automatique pour le sous-état approprié au sein de cet autre type d'opportunité.

Actions automatiques - Paramètres détaillés

Attribuer un installateur : Cette action entraînera l'attribution automatique de l'opportunité à une société d'installation (selon le paramétrage effectué dans « Paramètres » → « Critères d'attribution »). A partir de ce moment (le sous-état dans lequel cette action est configurée), l'entreprise d'installation désignée aura une visibilité sur l'opportunité d'exercer ses responsabilités.

Afin de créer une action d'affectation automatique de l'installateur, vous devez avoir préalablement configuré les critères d'affectation

Attribuer un commercial. Son fonctionnement est le même que l'action précédente, mais s'applique aux sociétés commerciales configurées sur la plateforme.

Afin de créer une action d'affectation automatique des ventes, il est nécessaire d'avoir préalablement configuré les critères d'affectation

Sous-état ouvert. Cette action ouvrira automatiquement un sous-état sélectionné. Par exemple, vous pouvez configurer que lorsque le sous-état « Documentation en attente » est fermé, le sous-état suivant « Validation de la documentation » est automatiquement ouvert.

Fermer le sous-état. Cela fonctionne de la même manière que l'action précédente, mais ferme automatiquement un sous-état sélectionné.

Envoyer un e-mail. Avec cette action, nous configurons l'envoi automatique d'un e-mail. Les éléments suivants doivent être sélectionnés :

- Le modèle d'email à envoyer.

- Identifiants SMTP .

- Le destinataire de l'email (client, installateur, commercial ou la personne de l'équipe interne affectée à ladite opportunité)

- Destinataire de l'e-mail (facultatif). Où apparaîtront les utilisateurs de votre entreprise configurés sur la plateforme.

Par exemple, nous configurons qu'un email soit envoyé à un client 4 jours plus tard depuis l'ouverture de la « Documentation en attente » pour lui rappeler que nous avons besoin de X données le concernant. Nous configurerions cette action comme une action automatique planifiée en ajoutant les 4 jours à ladite configuration.

Afin de créer une action d'envoi automatique d'email, il est nécessaire d'avoir préalablement configuré un modèle d'email et des identifiants SMTP.

Générer un rapport. Cette action nous permet de générer automatiquement un rapport (conçu et paramétré préalablement, dans la section « Modèles de rapport ») et de l'envoyer à un destinataire (client, installateur, etc.) sous forme de pièce jointe à un e-mail (ledit modèle d'e-mail doit également le faire). être configuré sur la plateforme)

Afin de créer une action d'envoi automatique d'email, il est nécessaire d'avoir préalablement configuré un modèle de rapport, un modèle d'email et des identifiants SMTP.

Créer une activité. Cette action nous permet de créer automatiquement une activité (définie et configurée dans « Paramètres ») pour qu'elle soit présente dans l'opportunité.

Par exemple, nous pouvons créer un type d'activité « Appel sortant » et une description « Appeler le client ». De cette manière, l'utilisateur responsable de l'opportunité dans un sous-état spécifique pourra savoir quelles actions il doit entreprendre avec ledit client.

Envoyer le rapport pour signature électronique. Si vous avez souscrit au service de signature électronique, nous pouvons envoyer automatiquement un document, via la plateforme contractée à cet effet, afin qu'il puisse être signé. Devoir choisir le libellé du rapport à envoyer, le destinataire de l'e-mail et l'action source externe configurée.