Opportunités - Activités

Cet article décrit l'onglet « Activités » de la page d´opportunité. Les activités font référence à toutes les actions réalisées en rapport avec l´opportunité en question. Ces actions incluent les interactions avec le client, comme par exemple le premier appel, la révision de la documentation, l'envoi de courriels. De plus, la tenue d'un enregistrement détaillé des activités permet aux équipes de vente et de service client d'avoir une vue complète des interactions passées, améliorant ainsi la coordination et l'efficacité dans la gestion de l´opportunité commerciale.

Il est crucial que toutes les actions soient reflétées, car elles constituent l'historique du client. Chaque utilisateur qui effectue une action doit s'assurer de l'enregistrer. Les actions automatiques sont consignées automatiquement lors de leur exécution, ce qui facilite le suivi et la gestion de toutes les interactions client.

Où trouver cette option ? → Paramètres → Opportunités → Opportunité

N'oubliez pas que cet onglet ne sera visible que s'il est préconfiguré comme visible pour le sous-statut dans lequel se trouve l'opportunité et que les autorisations du groupe d'opportunités sont activées → voir-activités-opportunité-onglet

Dans cet onglet, vous pouvez enregistrer toutes les interactions avec votre client. Pour cela, il est nécessaire d´avoir préalablement créé les types d'activités disponibles, dans la section « Types d'activités » des réglages de la plateforme.

Pour créer un nouveau type d'activité, cliquez sur "Créer un type d'activité". Une fenêtre s'ouvrira où vous devez renseigner le nom de l'activité, choisir une couleur et une icône pour l'identifier, ainsi que spécifier la durée estimée et ses unités (jours, heures) si cette activité a une limite de temps. Ensuite, activez l´activité puis cliquez sur Sauvegarder.

De gauche à droite, nous trouvons d’abord la section de création d’activité. Ces activités peuvent être des actions déjà réalisées, ou des actions à réaliser dans le futur.

-Activités réalisées: Les activités réalisées incluent les actions effectuées en temps réel avec le client, telles que les appels téléphoniques, les e-mails, la création d'offres, entre autres. Elles permettent de garder un enregistrement immédiat de toutes les interactions, assurant ainsi la documentation complète de chaque étape du processus de vente ou de service client. Pour créer une nouvelle activité, suivez ces étapes : sélectionnez le type d'action, saisissez les détails pertinents, puis enregistrez l'activité pour qu'elle soit consignée dans l'historique.

-Activités futures : Ce sont les actions planifiées à réaliser avec le client, comme les appels téléphoniques, les e-mails, la création d'offres, entre autres. Ces activités sont visibles dans la section « Calendrier » (voir article sur le calendrier), offrant une vision claire des tâches à venir et permettant une meilleure gestion du temps. Planifier ces actions assure un suivi adéquat et une gestion efficace des opportunités commerciales. Pour créer un nouvel événement futur, nommez l'action à réaliser, précisez le client concerné, fixez la date de début et de fin, sélectionnez l'utilisateur responsable, détaillez l'activité à effectuer, choisissez l'opportunité client pertinente, spécifiez l'heure et éventuellement le lieu si nécessaire, puis enregistrez l'événement.

-Activités automatiques : Les activités automatiques sont configurées pour s'exécuter automatiquement selon des critères prédéfinis. Une fois réalisées, elles sont répertoriées dans la section « Activités ». Ces actions permettent de gagner du temps et de minimiser les erreurs humaines en gérant efficacement les tâches répétitives. Pour configurer une activité automatique, référez-vous à l'article sur la Configuration des flux - Actions automatiques

La section du centre présente un résumé des activités créées pour ce client, organisées chronologiquement du plus récent au plus ancien. Chaque activité indique le nom de l'utilisateur qui l'a créée, et offre les options de modification ou de suppression. Un moteur de recherche est également disponible pour trouver rapidement des activités spécifiques.

La section de droite, «Prochains événements», répertorie les événements planifiés pour cette opportunité, visibles également sur le calendrier de l'utilisateur responsable de chaque événement. Lorsque l'événement est accompli, il doit être clôturé. À la fin de chaque événement, une fenêtre contextuelle s'ouvre pour saisir les notes pertinentes. Ces commentaires sont enregistrés et visibles dans la section « Activités ».

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