Configuration des états et des sous-états

Configuration des états et des sous-états

Dans cet article, nous verrons comment configurer les états et sous-états d'un type d'opportunité.

Où puis-je trouver cette option ? → Paramètres → Types d'opportunités et de processus
N'oubliez pas que cette option ne sera disponible que si les autorisations sont activées : États d'opportunité → Modifier les états d'opportunité


Notions précédentes

  1. Que sont les types d’opportunités et à quoi servent-elles ?

Que sont les états et sous-états ?

Les états et sous-états indiquent où se trouvent nos opportunités dans le processus de vente. Ils sont configurables en termes de noms, d'ordre, d'actions automatiques et d'informations visibles.

Les états correspondent aux étapes générales du processus de vente (ou « parcours client »), tandis que les sous-états représentent des étapes plus précises au sein de ces états. Des actions automatiques peuvent être liées aux sous-états et les informations visibles par les utilisateurs, clients et installateurs peuvent être définies pour une opportunité trouvée dans chaque sous-état.

Les types d'opportunités déterminent le processus de vente spécifique que suivront les opportunités. Chaque type d'opportunité est composé d'une série d'états et de sous-états, permettant de configurer différents flux de ventes, comme résidentiels et commerciaux. Ce type d’opportunités est essentiel pour numériser et intégrer notre flux de vente au sein de la plateforme.

Créer des états et des sous-états, étape par étape

Il est important que notre processus de vente soit clair et défini avant de commencer à configurer les états et sous-états. La création ou la modification de types d'opportunités a un impact sur les actions automatiques et les informations visibles, et peut impliquer une mise à jour ultérieure des autorisations, privilèges, actions provenant de sources externes, modèles de rapports et e-mails.

Créer des états

Pour créer un état, nous suivrons les étapes suivantes.
  1. Dans Paramètres → Types et processus d'opportunité, une fois que vous avez un type d'opportunité existant, cliquez sur « Ajouter un statut ».
  2. Nommez l'état.
  3. Icône : Choisissez une icône illustrative pour l'état.
  4. Couleur : Choisissez une couleur pour l'état.
  5. Rédigez une brève description du statut, pour donner plus de clarté à l'utilisateur de la plateforme.

Créer des sous-états

Pour créer un nouveau sous-état, nous suivrons les étapes suivantes :
  1. Depuis Paramètres → Types d'opportunités et processus, ouvrez un statut et cliquez sur "Créer un sous-état".
  2. Nommez le sous-état.
  3. Définissez les onglets qui seront visibles pour ce sous-état, dans le module Opportunités . Vous trouverez ci-dessous une brève description de l'objectif de chaque onglet.
    1. Résumé : Dans cet onglet vous trouverez les informations de base de l'opportunité : les données clients de base, les informations correspondant aux champs dynamiques de l'opportunité configurés comme "de base", et les informations sur l'affectation de l'opportunité au commercial, à l'installateur et à l'équipe interne.
    2. Pièces jointes : Dans cet onglet vous trouverez tous les documents liés à cette opportunité, tels que les offres et les contrats.
    3. Offres : Depuis cet onglet, vous pouvez créer, visualiser et gérer toutes les propositions commerciales liées à l'opportunité.
    4. Rapports : À partir de cet onglet, vous pouvez générer des documents sur l'opportunité, sur la base des modèles configurés sur la plateforme.
    5. Ingénierie : Dans cet onglet, vous trouverez toutes les informations pertinentes pour l'installateur.
    6. Activités : Dans cet onglet vous pouvez inscrire et voir l'historique de toutes les activités liées à l'opportunité (actions automatiques, appels clients, etc.).
    7. Incidents : Depuis cet onglet vous pouvez voir et gérer les incidents liés à l'opportunité.
    8. Champs à remplir : Depuis cet onglet, vous pouvez remplir les informations sur l'opportunité dans les champs dynamiques configurés à cet effet, et voir les informations déjà renseignées pour ces champs, précédemment et/ou à partir d'autres sources, comme le portail client.
    9. Simulation : Dans cet onglet vous trouverez un récapitulatif de la simulation réalisée initialement, lors de la création de l'opportunité. (Soit depuis un simulateur, soit depuis la même plateforme).
  4. Icône : Choisissez une icône illustrative pour le sous-état.
  5. Couleur : Choisissez une couleur pour le sous-état.
  6. Rédigez une brève description du sous-état, pour donner plus de clarté à l'utilisateur de la plateforme.
  7. Paramètres : 2 choses sont configurées ici :
    1. Facultatif : Sélectionnez une responsabilité liée au sous-état, c'est-à-dire une action qu'une équipe devra réaliser. Les responsabilités doivent être préalablement créées dans Paramètres → Gestion des autorisations. Les autorisations sont liées aux équipes dans Paramètres → Équipes. Il n’est pas nécessaire d’attribuer dès le départ l'autorisation au sous-État. On pourra le modifier à nouveau ultérieurement.
    2. Obligatoire : Nous définissons un temps estimé pour le sous-état.
  8. Conditions d'ouverture : Des conditions peuvent être définies pour l'ouverture du sous-état. Par exemple, un sous-état spécifique ne peut pas être ouvert tant qu'un autre sous-état précédent n'est pas fermé.
  9. Conditions de fermeture : Des conditions peuvent être définies pour la fermeture du sous-état. Par exemple, un sous-état spécifique ne peut pas être fermé tant qu’un autre sous-état n’est pas fermé.
Ces conditions s'appliquent uniquement lorsqu'une modification est effectuée manuellement. Dans le cas où des automatismes sont configurés dans le flux (état de fermeture/ouverture, etc.), ils ne fonctionneront pas.


Configurer les sous-états

Une fois le nouveau sous-état créé, nous configurerons les points suivants pour ce sous-état :

- Actions automatiques : Ce sont des actions qui seront générées automatiquement lors de l'ouverture ou de la fermeture du sous-état, ou après un certain temps après l'ouverture, selon la configuration. Ces actions peuvent être l'ouverture ou la fermeture d'un autre sous-état, l'attribution d'une opportunité à un vendeur ou à un installateur, l'envoi d'un email et/ou d'un rapport à une partie intéressée (client, installateur...) ou encore la signature numérique d'un document.
- Visibilité du portail client : Ici, vous configurez ce qui se passera dans le portail client lorsque les opportunités passeront par le sous-état. Vous définirez un nom « public » visible par le client, ainsi que le panneau à afficher dans le portail client pour ledit sous-état, et les champs dynamiques dynamiques visibles et modifiables dans le portail client, dans ledit sous-état.
- Visibilité du simulateur commercial : Vous configurer ici le nom public à afficher dans le simulateur commercial pour ce sous-état.
- Application des installateurs : Ici, vous configurer le panneau à afficher dans l'application des installateurs pour ledit sous-état.


Configurer l'ordre des états et des sous-états

Une fois les états et sous-états créés, vous pouvez modifier leur ordre. Par exemple, l'ordre des états et sous-états sera celui visible dans la section « Changer le statut de l'opportunité », qui apparaît dans le module « Opportunités ». L'ordre des états et sous-états reflète généralement l'ordre chronologique des étapes du processus de vente . Cependant, sur la plateforme, l’ordre des états et sous-états n’impacte pas les actions automatiques. Ceux-ci doivent donc être configurés indépendamment.

Pour modifier l'ordre des états ou sous-états, vous pouvez simplement les faire glisser d'une position à une autre sur la page « Types d'opportunités et processus » .





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