El módulo de firma digital permite gestionar la firma de documentos a través de la plataforma de Ezzing.

El envío a firma de los documentos se puede realizar de manera manual o automática.

ENVÍO A FIRMA DE MANERA AUTOMÁTICA

¿Dónde puedo encontrar esta opción? → Ajustes → Tipos de oportunidades y procesos.

Para configurar la firma digital de manera automática, tendremos que introducir esta acción automática en un punto de nuestro flujo.

 Tenemos que configurar la acción automática de firma digital para cada uno de los tipos de oportunidades que queremos que tenga esta opción.

Una vez estemos en la configuración del flujo, tenemos que seleccionar el sub-estado en el que queremos configurar la acción automática de enviar a firma.

Esta acción automática solo se puede configurar en un punto del flujo.

A continuación, en el apartado “acciones”, abrimos “acciones al abrir” o “acciones al cerrar” en función de si queremos enviar a firmar los documentos a la apertura o al cierre de ese sub-estado.

En el desplegable de acciones automáticas, seleccionamos “Automatizar envío documento de firma digital”. Tendremos que elegir la etiqueta de los informes o documentos que queremos que se envíen a firma, así como quién va a recibir este documento (podemos seleccionar más de uno en este apartado).

Si no pinchamos en “Guardar”, se pierden los cambios realizados.

ENVÍO A FIRMA DE MANERA MANUAL

Desde la plataforma, podemos enviar documentos a firmar de manera manual.

¿Dónde puedo encontrar esta opción? → Oportunidades → Oportunidad deseada à Adjuntos

Una vez estemos en el apartado de “adjuntos”, debemos buscar el documento que queremos enviar a firma. Para acceder a una carpeta, haremos doble clic sobre la misma.

Una vez encontrado el documento, debemos seleccionar el checkbox de la izquierda y hacer clic en el botón “Enviar documentos a firmar”.

Podemos seleccionar tantas personas como opciones nos ofrezca el desplegable.

¿CÓMO CONFIGURAR EL DOCUMENTO PARA QUE SE PUEDA FIRMAR?

Para que un documento se pueda firmar, el documento tiene que contener la variable de firma.

En nuestro ordenador, abrimos el documento Word. A continuación, elegimos en qué punto (o puntos) vamos a precisar la firma del cliente. Y en estos puntos del documento, debemos introducir la variable |PLACE-SIGNATURE-HERE|.

En caso de que no esté así, el documento se enviará, pero no estará disponible la opción de “firma” una vez se abra el mismo.

Hay que tener en cuenta que la variable de firma se visualizará en el documento ya firmado por lo que, desde Ezzing, aconsejamos guardar el documento con la variable para la firma en color blanco y sin contorno de forma (o que esté también en blanco).

RECEPCIÓN DEL E-MAIL Y DOCUMENTO A FIRMAR.

Una vez hemos enviado el documento a firmar (de manera manual o automáticamente a través del flujo), el destinatario recibirá un e-mail desde el cual podrá acceder al documento para firmarlo de manera digital.

A continuación, mostramos el proceso del receptor del email para firmar el documento.

La persona que firma el documento debe aceptar la política de privacidad para poder enviar el documento firmado.

GUARDADO DEL DOCUMENTO FIRMADO.

Adicionalmente, la persona que ha firmado el documento recibirá un e-mail de confirmación de la firma con el documento firmado en adjunto.

Una vez se ha firmado digitalmente el documento, quedará registrado dentro de la oportunidad del cliente en la plataforma.