Oportunidades - Actividades

En este artículo, explicaremos la pestaña "Actividades" que encontramos en la vista de las oportunidades. Las actividades se refieren a todas aquellas acciones que podemos realizar con una oportunidad de negocio generada. Estas acciones incluyen las interacciones que hemos tenido con el cliente, como, por ejemplo: la primera llamada al cliente, la revisión de la documentación del cliente, el envío de emails al cliente, entre otras. Además, mantener un registro detallado de las actividades permite a los equipos de ventas y atención al cliente tener una visión completa de las interacciones pasadas, lo que mejora la coordinación y la eficiencia en el manejo de cada oportunidad de negocio.

Es crucial que todas las acciones queden reflejadas, ya que constituyen el historial del cliente por tanto todo usuario que realice una acción debe asegurarse de dejarla registrada. Las acciones automáticas se registran automáticamente cuando se realizan, lo que facilita el seguimiento y la gestión de todas las interacciones con el cliente.

¿Dónde puedo encontrar esta opción? → Menú lateral izquierdo → Oportunidades → Oportunidad

Recuerda que esta pestaña solo será visible si la tienes pre configurada en el sub estado en el cual se encuentre la oportunidad y activados los permisos del grupo oportunidades → see-activities-opportunity-tab

En esta vista, registraremos todas las acciones que realicemos con nuestro cliente final. Sin embargo, antes de registrarlas, debemos crear todos los tipos de actividades que queramos tener disponibles, estos se configuran en el apartado "Tipos de actividades" que encontramos en los ajustes de la plataforma.

De izquierda a derecha nos encontramos primero con la opción crear actividad. Estas actividades pueden ser acciones realizadas en el presente, acciones que planeamos realizar en el futuro y acciones automáticas.

-Actividades presentes: Incluyen aquellas acciones que se han realizado en ese mismo momento con el cliente, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, creación de ofertas, entre otras. Estas actividades permiten llevar un registro inmediato de todas las interacciones y asegurar que se documente cada paso del proceso de ventas o atención al cliente.

Para crear una nueva actividad debes seguir estos pasos: selecciona el tipo de acción realizada, escribe todos los detalles de la acción realizada, guarda la actividad para que aparezca en el historial.

-Actividades futuras: Son las acciones programadas para realizar con el cliente en el futuro, como llamadas telefónicas, correos electrónicos, creación de ofertas, entre otras. Estas actividades se reflejan en el apartado "Calendario" (ver artículo sobre el calendario), lo que permite al usuario tener una visión clara de sus tareas pendientes y planificar mejor su tiempo. La programación de estas acciones ayuda a asegurar un seguimiento adecuado y una gestión eficiente de las oportunidades de negocio. Las acciones futuras también se reflejan en la oportunidad del cliente, proporcionando una visión integral de las interacciones planificadas.

Para crear un nuevo evento futuro debemos primero, nombra el evento a realizar, luego indica el cliente a quien se va a realizar la acción y especifica la fecha en que se realizará, asegurándote de que la fecha final sea igual o posterior a la fecha inicial. A continuación, selecciona el usuario que debe realizar la acción, quien recibirá un correo con la acción a realizar. La acción aparecerá en los calendarios tanto del usuario que la generó como del usuario asignado. Indica los detalles de lo que hay que realizar en el evento, el tipo de actividad que se debe llevar a cabo y selecciona la oportunidad del cliente. Aunque esta última suele venir preseleccionada, si el cliente tiene más de una oportunidad, puedes escoger en cuál quieres realizar la actividad. Luego, especifica el horario en que se debe realizar la actividad y el lugar, especialmente si requiere desplazamiento. Finalmente, guarda la acción

-Actividades automáticas: Son aquellas configuradas para realizarse automáticamente según ciertos criterios predefinidos. Una vez realizada una actividad automática, se refleja en el apartado "Actividades". Estas acciones ayudan a ahorrar tiempo y a reducir la posibilidad de errores humanos, asegurando que tareas rutinarias y repetitivas se gestionen de manera eficiente y consistente. Para crear una acción automática ver artículo Configuración de flujo - Acciones automáticas

En el centro de esta pestaña vemos un resumen de las actividades creadas para ese cliente, organizadas por fecha de más reciente a más antiguo, podemos ver el nombre del usuario que ha creado esa actividad, podremos editarla o eliminarla y además tenemos un buscador para encontrar actividades específicas rápidamente.

A la derecha del todo, nos encontramos el apartado "Próximos eventos", aquí veremos los eventos que hemos previamente asignado a esta oportunidad. Esta acción aparece en el calendario de la persona que ha generado el evento. Una vez realizada la acción, es necesario cerrarla. Para ello clicaremos en el evento que queremos finalizar y nos aparecerá un pop-up donde debemos dejar escrito lo que ha ocurrido. Se añadirá un comentario al evento creado y se queda reflejado en "Actividades".

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